Hamburger Verwaltung setzt zunehmend auf Bots

„Mit Robotic Process Automation können wir binnen kürzester Zeit regelbasierte Prozesse automatisieren. Das spart Zeit und ermöglicht effiziente Verwaltungsabläufe, von denen auch die Bürger:innen profitieren“, betont Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Stadt Hamburg. Seit 2021 unterstützen Bots die Hamburger Verwaltung bei diversen Aufgaben, die zuvor manuell in verschiedenen IT-Systemen durchgeführt wurden. Die Mitarbeiter:innen werden laut Pfromm aktiv in die Entwicklung mit eingebunden, um sicherzustellen, dass die Software-Roboter dort eingesetzt werden, wo sie am meisten benötigt werden. Routineaufgaben könnten dadurch effizienter erledigt werden, während sich Mitarbeiter:innen auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

Ein konkretes Beispiel ist die Verwaltung von rund 100.000 Dokumenten zur Energiepauschale für Studierende. Die manuelle behördliche Bearbeitung habe viel Zeit und Personal beansprucht. In Zusammenarbeit mit dem Amt für IT und Digitalisierung, der Senatskanzlei und dem öffentlichen IT-Dienstleister Dataport wurde deshalb ein RPA-Bot zur Automatisierung entwickelt, der die gesetzliche Aufbewahrung in der E-Akte ermögliche. 

In Zukunft sollen Automatisierungsprozesse durch modulare Bots auf die nächste Stufe gehoben werden. Diese Technologie kann in verschiedenen Verwaltungsbereichen eingesetzt werden – von der Ablage von Unterlagen bis zur Abfrage von Melderegisterdaten. Langfristiges Vorhaben sei zudem, künstliche Intelligenz und Low-Code-Entwicklung mit Robotic Process Automation zu kombinieren, um noch größere Synergien zu schaffen und die Effizienz der Verwaltungsprozesse weiter zu steigern. Zudem könnten einmal entwickelte RPA-Module kostengünstig wiederverwendet werden. Neben wiederverwendbaren Bots werden weiterhin fachspezifische, individuelle Automatisierungen entwickelt.
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